Muss ich Arbeitszeiten erfassen, und wie geht das digital ohne Stempeluhr?

Ja, als Arbeitgeber müssen Sie die Arbeitszeit Ihrer Beschäftigten erfassen. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen sind. Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben, deshalb können Sie die Pflicht auch mit einem digitalen Stundenzettel auf dem Handy umsetzen, ganz ohne Stempeluhr.

Was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat

Das Bundesarbeitsgericht leitet die Pflicht zur Zeiterfassung aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes ab. Diese Vorschrift verpflichtet Arbeitgeber, für eine geeignete Organisation des Arbeitsschutzes zu sorgen und die nötigen Mittel bereitzustellen.

Im ersten Leitsatz des Beschlusses 1 ABR 22/21 heißt es, Arbeitgeber seien verpflichtet, „Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen“. In den Gründen stellt das Gericht klar, dass damit auch die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst wird. Für Ihren Betrieb sind außerdem diese Punkte aus dem Beschluss wichtig:

• Die Erfassung muss nicht ausnahmslos elektronisch erfolgen. Je nach Tätigkeit und Unternehmen können auch Aufzeichnungen in Papierform genügen.
• Bei der Wahl des Systems sind die Besonderheiten der Tätigkeit und die Eigenheiten des Unternehmens zu berücksichtigen, insbesondere seine Größe.
• Einrichten und vorhalten muss das System der Arbeitgeber. Die Aufzeichnung selbst darf er an die Beschäftigten delegieren.
• Das System muss tatsächlich verwendet werden. Es den Beschäftigten nur zur freiwilligen Nutzung anzubieten, genügt laut Gericht nicht.

Das BMAS bestätigt in seinen Fragen und Antworten, dass Sie die Aufzeichnung delegieren können und dabei für die Einhaltung des Arbeitsschutzes verantwortlich bleiben.

Woher die Pflicht kommt: das EuGH-Urteil von 2019

Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts stützt sich auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18 (CCOO). Laut der Pressemitteilung des Gerichtshofs müssen die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten, „ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann“.

Der Gerichtshof begründet das mit dem Schutz von Sicherheit und Gesundheit. Ohne ein solches System lassen sich weder die geleisteten Stunden noch die Überstunden objektiv und verlässlich ermitteln, und die Einhaltung von Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten ist kaum überprüfbar. Die konkrete Form des Systems legen die Mitgliedstaaten fest und dürfen dabei die Besonderheiten eines Tätigkeitsbereichs und die Größe von Unternehmen berücksichtigen.

Was im Arbeitszeitgesetz steht und was noch offen ist

Das Arbeitszeitgesetz enthält schon länger eine engere Aufzeichnungspflicht. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen Sie die Arbeitszeit aufzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden nach § 3 Satz 1 ArbZG hinausgeht, und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Laut BMAS reicht diese Regelung für die Vorgaben von BAG und EuGH nicht aus, weil die gesamte Arbeitszeit aufzuzeichnen ist. Mit der Erfassung zu warten, bis das Gesetz angepasst ist, verneint das Ministerium ausdrücklich. Die Pflicht ist laut BAG bereits geltendes Recht. Die Überwachung liegt bei den Arbeitsschutzbehörden der Bundesländer, die bei Verstößen Nachbesserungen verlangen und Bußgelder verhängen können.

Eine konkretere gesetzliche Regelung ist angekündigt. Das BMAS schreibt, die Bundesregierung habe sich im Koalitionsvertrag darauf verständigt, die Pflicht als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz auszugestalten. Ein verabschiedetes Gesetz dazu ist uns mit Stand September 2026 nicht bekannt. Welche Details, Ausnahmen oder Übergangsfristen eine Neuregelung enthalten wird, steht deshalb noch nicht fest. Wenn Sie heute schon digital erfassen, müssen Sie bei einer elektronischen Pflicht voraussichtlich weniger umstellen.

Hinweis: Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Er fasst den Stand der verlinkten Quellen im September 2026 zusammen. Für Ihren Einzelfall, etwa bei Tarifverträgen oder Bereitschaftsregelungen, wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Was ein digitaler Stundenzettel enthalten sollte

Ein digitaler Stundenzettel ist ein Formular, in das jede beschäftigte Person ihre Arbeitszeit pro Tag einträgt, meist auf dem Handy oder Tablet. Das BMAS nennt als Mindestinhalt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit und weist darauf hin, dass weitere Festlegungen zum Inhalt noch fehlen.

Für Handwerks-, Service- und Produktionsbetriebe bietet sich diese Struktur an:

• Datum und Name der Person
• Beginn und Ende der Arbeit
• Pausen mit Beginn und Ende oder mindestens mit ihrer Länge
• die daraus berechnete Dauer der Arbeitszeit
• Notdienst und Bereitschaft als eigene Einträge, getrennt von der regulären Arbeitszeit
• optional Baustelle oder Auftrag, falls Sie die Zeiten auch für Nachkalkulation oder Abrechnung nutzen wollen
• ein Feld für Korrekturen mit kurzer Begründung

Notdienst und Bereitschaft trennen Sie, weil sie je nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Art des Einsatzes unterschiedlich zu behandeln sein können, zum Beispiel bei der Vergütung. Getrennte Einträge machen es leichter, diese Zeiten später richtig einzuordnen und auszuwerten.

Erfassung auf dem Handy im Arbeitsalltag

Wer auf Baustellen oder im Außendienst arbeitet, hat das Handy ohnehin dabei, deshalb eignet es sich als Erfassungsgerät. Eine Stempeluhr im Betrieb hilft wenig, wenn der Arbeitstag direkt beim Kunden beginnt.

Bei der mobilen Erfassung kommt es auf diese Punkte an:

• Ein Eintrag ist mit wenigen Fingertipps erledigt, etwa über Knöpfe für Start, Pause und Ende.
• Die Erfassung funktioniert auch bei schlechtem Netz und überträgt die Daten, sobald wieder Verbindung besteht.
• Nachträgliche Änderungen bleiben sichtbar, damit die Aufzeichnung verlässlich ist.
• Jede Person sieht ihre eigenen Zeiten und kann sie prüfen.
• Das Büro erkennt offene oder unvollständige Tage auf einen Blick.

Weil die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegiert werden darf, können Ihre Mitarbeitenden ihre Zeiten selbst eintragen. Sie bleiben dafür verantwortlich, dass das regelmäßig passiert und die Einträge plausibel sind. Gibt es in Ihrem Betrieb einen Betriebsrat, kann er laut BMAS bei der Einführung eines elektronischen Systems nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmen. Ob dafür eine fertige Zeiterfassung oder eine eigene Lösung besser passt, beschreibt der Ratgeber Eigene App oder Standardsoftware.

Monatsübersicht, Kontrolle und Aufbewahrung

Die Monatsübersicht fasst die täglichen Einträge pro Person zusammen und dient als Grundlage für Lohnabrechnung und Kontrolle. Eine brauchbare Übersicht zeigt:

• die Summe der Arbeitsstunden pro Tag, Woche und Monat
• Tage mit mehr als acht Stunden, weil diese Zeiten nach § 16 Abs. 2 ArbZG ohnehin aufzuzeichnen sind
• Notdienst und Bereitschaft als eigene Summen
• fehlende oder unvollständige Einträge
• einen Export als PDF oder Tabelle für Steuerbüro und Lohnabrechnung

Für die Nachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG gilt eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren. Ob für die übrigen Zeitaufzeichnungen weitere Fristen gelten, etwa als Teil der Lohnunterlagen, klären Sie mit Ihrem Steuerbüro. Zeitdaten sind personenbezogene Daten. Legen Sie deshalb fest, wer welche Einträge sehen darf, sichern Sie die Daten regelmäßig und löschen Sie sie, wenn keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

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