Eigene App oder Standardsoftware: Wann lohnt sich was?

Standardsoftware ist die bessere Wahl, wenn Ihr Ablauf dem entspricht, was viele Betriebe Ihrer Branche ähnlich machen, und ein etablierter Anbieter ihn gut abdeckt. Eine eigene App lohnt sich eher, wenn ein Kernablauf speziell für Ihren Betrieb ist, sehr oft durchlaufen wird und heute über mehrere Tools, Zettel und Tabellen verteilt ist. Die Entscheidung hängt an wenigen Kriterien, die Sie ohne technisches Vorwissen prüfen können.

Wie speziell Ihr Kernablauf ist

Der Kernablauf ist der Vorgang, mit dem Ihr Betrieb sein Geld verdient, zum Beispiel vom Auftrag über den Einsatz bis zur Rechnung. Je stärker er vom Branchenüblichen abweicht, desto eher stößt Standardsoftware an Grenzen.

Hilfreich ist eine ehrliche Bestandsaufnahme:

• Welche Schritte laufen in Ihrem Betrieb anders als bei vergleichbaren Betrieben?
• An welchen Stellen arbeiten Ihre Leute heute um die Software herum, etwa mit Notizzetteln, Fotos im Messenger oder Nebenlisten?
• Welche Informationen werden mehrfach abgetippt?

Viele Abweichungen sind Gewohnheit und lassen sich an eine gute Standardlösung anpassen. Einige sind echte Stärken Ihres Betriebs, zum Beispiel eine besondere Art der Dokumentation beim Kunden. Diese Unterschiede sollten Sie bewahren, und für sie ist eine eigene Lösung oft der sauberere Weg.

Wie oft der Ablauf läuft und wie viele Tools beteiligt sind

Ein Ablauf, der täglich viele Male durchlaufen wird, rechtfertigt mehr Aufwand als einer, der einmal im Quartal vorkommt. Jede Unstimmigkeit summiert sich mit der Häufigkeit.

Achten Sie außerdem darauf, wie viele Tools heute parallel im Spiel sind. Wenn für einen Auftrag Kalender, Tabelle, Messenger, Mailpostfach und Buchhaltungsprogramm nötig sind, entstehen Übergaben, bei denen Informationen verloren gehen. Eine eigene App kann diese Schritte bündeln. Häufig reicht aber auch eine Standardsoftware, die mit den übrigen Tools über Schnittstellen verbunden wird. Das Thema Verknüpfung und Automatisierung behandelt die Seite Prozessautomatisierung.

Datenhoheit, Export und Auftragsverarbeitung

Datenhoheit heißt, dass Sie jederzeit an Ihre Betriebsdaten kommen und sie in einem Format mitnehmen können, das auch andere Programme lesen. Bei Standardsoftware aus der Cloud liegen die Daten beim Anbieter, bei einer eigenen App bestimmen Sie den Speicherort mit.

Prüfen Sie vor jeder Entscheidung:

• Können Sie alle Daten vollständig exportieren, etwa als CSV oder über eine Schnittstelle?
• Gehören Fotos, Dokumente und Verläufe zum Export dazu?
• Was passiert mit den Daten, wenn Sie kündigen?

Sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, zum Beispiel beim Hosting, gilt Art. 28 DSGVO. Sie dürfen dann nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Nötig ist ein Vertrag, der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung festlegt. Der Auftragsverarbeiter darf die Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung verarbeiten und muss sie nach Ende der Leistung nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben. Weitere Unterauftragnehmer darf er nur mit Ihrer Genehmigung einsetzen. Diese Regeln gelten für einen großen Softwareanbieter genauso wie für eine Agentur, die Ihre eigene App betreibt. Wenn in Ihren Abläufen auch KI-Dienste stecken, lesen Sie zusätzlich den Ratgeber KI im Betrieb und DSGVO.

Anpassbarkeit, Betrieb und Abhängigkeiten

Anpassbarkeit beschreibt, wie leicht sich die Software an einen geänderten Ablauf anpassen lässt. Bei Standardsoftware entscheidet der Anbieter, was sich ändern lässt. Bei einer eigenen App entscheiden Sie selbst, tragen aber auch die Verantwortung für Pflege und Weiterentwicklung.

Zum Betrieb gehören Hosting, Sicherheitsupdates, Datensicherung und die Anpassung an neue Betriebssystemversionen. Bei Standardsoftware übernimmt das in der Regel der Anbieter. Bei einer eigenen App muss vertraglich klar sein, wer das übernimmt.

Beide Wege erzeugen Abhängigkeiten:

• Bei Standardsoftware hängen Sie an Preismodell, Funktionsumfang und Fortbestand des Anbieters.
• Bei einer eigenen App hängen Sie an der Firma oder Person, die sie entwickelt hat.
• In beiden Fällen hilft eine saubere Dokumentation und die Klärung, wer die Rechte am Quellcode und an den Daten hat.

Wann Standardsoftware die bessere Wahl ist

Standardsoftware ist in vielen Bereichen ausgereift, und eine eigene Entwicklung wäre dort ein Umweg. Das betrifft vor allem Abläufe, die gesetzlich oder branchenweit stark vereinheitlicht sind.

Eher zu Standardsoftware greifen sollten Sie bei:

• Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuerthemen, weil hier gesetzliche Änderungen laufend eingepflegt werden müssen
• E-Mail, Kalender, Videotelefonie und Dateiablage
• Abläufen, die bei Ihnen genauso laufen wie in den meisten Betrieben Ihrer Branche
• Vorgängen, die selten vorkommen
• Situationen, in denen Sie Ihren Ablauf selbst noch nicht klar beschreiben können

Im letzten Fall ist eine Standardlösung auch ein gutes Werkzeug, um herauszufinden, was Sie wirklich brauchen. Die Erfahrungen daraus fließen später in eine eigene Lösung ein, falls sie dann noch nötig ist.

Web-App statt App-Store: was eine Progressive Web App kann

Eine eigene App muss nicht für jedes Betriebssystem einzeln gebaut und über App-Stores verteilt werden. Eine Progressive Web App ist laut MDN eine App, die mit Webtechnologien entwickelt wird und ein Nutzungserlebnis ähnlich einer plattformspezifischen App bietet.

Laut MDN gilt für Progressive Web Apps:

• Sie laufen auf mehreren Plattformen und Geräten mit einer einzigen Codebasis.
• Sie lassen sich auf dem Gerät installieren und wie jede andere App vom Betriebssystem aus starten.
• Sie können offline und im Hintergrund arbeiten und sich in das Gerät und andere installierte Apps integrieren.
• Die Installation erfolgt direkt über den Browser, zum Beispiel über einen Befehl im Browsermenü oder ein Installationssymbol in der Adressleiste, wie die MDN-Anleitung zur Installation beschreibt.
• Wer möchte, kann eine installierbare PWA zusätzlich paketieren und über App-Stores vertreiben, so die MDN-Anleitung zu installierbaren PWAs.

Für interne Betriebs-Apps, etwa Stundenzettel, Einsatzberichte oder Checklisten, ist das oft ausreichend. Ein Beispiel für einen solchen Ablauf zeigt der Ratgeber Arbeitszeiterfassung digital.

Vorgehen mit Prototyp und Etappen

Ein Prototyp ist eine frühe, bewusst einfache Version, mit der Ihre Leute den wichtigsten Ablauf im echten Alltag ausprobieren. So zeigt sich früh, ob die Lösung trägt, bevor viel Zeit in Details fließt.

Ein Vorgehen in Etappen kann so aussehen:

1. Den Kernablauf Schritt für Schritt aufschreiben, mit allen heutigen Tools und Übergaben.
2. Einen einzigen Ablauf auswählen, der oft vorkommt und heute spürbar hakt.
3. Dafür einen Prototyp bauen und von den Menschen testen lassen, die ihn täglich nutzen werden.
4. Rückmeldungen einarbeiten und erst dann den nächsten Ablauf angehen.
5. Nach jeder Etappe prüfen, ob die eigene Lösung weiter wachsen soll oder ob für einen Teil eine Standardsoftware besser passt.

So bleibt die Entscheidung umkehrbar, und Sie investieren nur in die Teile, die sich im Alltag bewähren.

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