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Weniger Handarbeit

Prozessautomatisierung: Schluss mit Zetteln, Listen und Abtippen

Growth Media Solution digitalisiert und automatisiert wiederkehrende Abläufe in Betrieben aus Hamm und Umgebung: vom Auftragseingang über Termine, Stundenzettel und Berichte bis zur Übergabe ans Büro. Ziel ist, dass Informationen einmal erfasst werden und dann automatisch dort ankommen, wo sie gebraucht werden.

Erstgespräch anfragen So gehen wir vor

Was Prozessautomatisierung im Betrieb konkret heißt

Prozessautomatisierung heißt: Ein Arbeitsschritt wird einmal digital erfasst, und alles, was danach regelmäßig gleich passiert, erledigt die Software. Zum Beispiel eine Mail ans Büro, ein PDF-Bericht oder ein Eintrag in die Monatsübersicht.

In vielen Betrieben wird eine Information mehrfach angefasst: Der Auftrag kommt per Telefon, wird auf einen Zettel geschrieben, in eine Liste übertragen, per WhatsApp an den Monteur geschickt und am Ende für die Rechnung wieder abgetippt. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.

Wir machen daraus einen durchgehenden Ablauf: Der Auftrag wird einmal angelegt, der Monteur sieht ihn auf dem Handy, dokumentiert vor Ort, und Bericht und Stunden landen automatisch im Büro.

Ein Beispiel aus einem laufenden Projekt

Für einen Rohr- und Kanalreinigungsbetrieb mit fünf Personen haben wir Stundenzettel, Auftragsvergabe per Familienkalender und WhatsApp sowie Papierberichte durch eine Einsatz-App ersetzt.

Aufträge werden jetzt digital angenommen, auch Notfälle. Der Monteur erfasst den Einsatz vor Ort, der Kunde unterschreibt auf dem Gerät, und die App schickt den PDF-Bericht per Mail ans Büro. Die Arbeitszeiten laufen automatisch in ein Monatsblatt je Person.

Zahlen zur Zeitersparnis nennen wir erst, wenn sie beim Kunden gemessen sind. Die ausführliche Beschreibung finden Sie bei unseren Projekten.

Vorhandene Programme verbinden statt ersetzen

Nicht jeder Ablauf braucht neue Software. Oft reicht es, vorhandene Programme über Schnittstellen zu verbinden, damit Daten nicht doppelt eingegeben werden.

Viele Programme für Buchhaltung, Kalender, Mail oder Warenwirtschaft haben Schnittstellen. Wir prüfen, welche davon sich nutzen lassen, und verbinden sie so, dass Daten automatisch weiterfließen. Wo es keine Schnittstelle gibt, suchen wir den nächstbesten Weg, etwa über einen Export.

Erst wenn ein Ablauf so speziell ist, dass kein Standardprogramm passt, bauen wir eine eigene Anwendung. Mehr dazu auf der Seite Apps und individuelle Software.

So bleibt es im Alltag stabil

Automatisierungen laufen still im Hintergrund. Deshalb gehören Überwachung, Fehlermeldungen und ein klarer Ansprechpartner dazu.

Wir bauen jeden Ablauf so, dass Eingaben zuerst gespeichert und erst danach weiterverarbeitet werden. Fällt ein Schritt aus, etwa der Mailversand, geht nichts verloren, und es gibt eine Meldung.

Jede Änderung testen wir vorab auf einer Testumgebung, bevor sie im Betrieb live geht. Rückmeldungen aus dem Team fließen in kleinen Schritten ein.

Für wen Automatisierung von uns passt

Wir sagen offen, für wen wir die Richtigen sind und für wen nicht. Das spart beiden Seiten Zeit.

Passt gut

  • Handwerks-, Service- und Produktionsbetriebe mit Außendienst, Werkstatt oder Halle
  • Betriebe, in denen das Büro einen großen Teil des Tages mit Übertragen und Nachfragen verbringt
  • Inhaberinnen und Inhaber, die Abläufe lieber einmal ordentlich lösen als immer neue Einzel-Tools zu kaufen

Passt nicht

  • Abläufe, die ein vorhandenes Standardprogramm schon gut abdeckt: Dann richten wir lieber das ein
  • Industrielle Maschinen- und Anlagensteuerung: Dafür gibt es Automatisierungstechniker

So gehen wir bei Automatisierung vor

Die fünf Schritte des GMS-Wachstumssystems, angewendet auf Prozessautomatisierung.

  1. Ablauf aufnehmen

    Wir gehen einen typischen Auftrag mit Ihnen Schritt für Schritt durch und schreiben mit, wo Zeit verloren geht.

  2. Lösung skizzieren

    Verbinden, einrichten oder neu bauen: Wir schlagen die einfachste Lösung vor, die funktioniert.

  3. Umsetzung in Etappen

    Erst der wichtigste Ablauf, getestet im Alltag. Dann der nächste.

  4. Einführung

    Schulung für das Team, Übernahme vorhandener Daten, ein Ansprechpartner für Fragen.

  5. Betrieb

    Überwachung, Updates und Anpassungen, wenn sich Ihre Abläufe ändern.

Worauf Sie sich verlassen können

Einmal erfassen
Informationen werden einmal eingegeben und landen automatisch überall, wo sie gebraucht werden.
Nichts geht verloren
Speichern kommt vor Weiterleiten, Fehler lösen eine Meldung aus.
Passend zu Ihnen
Der Ablauf richtet sich nach Ihrem Betrieb, nicht nach einem Standardprogramm.
Im Alltag bewiesen
Einsatz- und Auftrags-Apps von uns laufen produktiv in Betrieben.

Projekte aus diesem Bereich

Die Websites zeigen wir mit Namen, Link und einem Screenshot der öffentlichen Seite. Die zwei App-Projekte beschreiben wir ohne Namen, weil es interne Anwendungen der Betriebe sind. Zahlen nennen wir nur, wenn wir sie beim Kunden gemessen haben.

Produktion, Nordrhein-Westfalen. September 2026 im Einsatz

Auftrags- und Fertigungs-App für einen Produktionsbetrieb

Eine Web-App bildet den Weg eines Auftrags vom Eingang bis zur Auslieferung ab. Büro, Fertigung und Versand arbeiten in derselben Anwendung.

Vorher: Produktionsaufträge wurden in der Verwaltung angelegt und als Zettel in die Fertigung gegeben. Dort wurde von Hand abgehakt, der fertige Zettel eingescannt und per Mail weitergeschickt.

  • Apps & Software
  • Automatisierung
Fallstudie lesen

Rohr- und Kanalreinigung, Münsterland. September 2026 im Einsatz

Einsatz-App für einen Rohr- und Kanalreinigungsbetrieb

Eine App für Büro und Monteure: Aufträge annehmen, Einsätze planen, vor Ort dokumentieren und den Bericht mit Unterschrift automatisch ans Büro schicken.

Vorher: Ein kleiner Betrieb mit fünf Personen im Münsterland. Aufträge wurden über einen Familienkalender und WhatsApp verteilt, Arbeitsberichte und Stundenzettel auf Papier geschrieben.

  • Apps & Software
  • Automatisierung
Fallstudie lesen

So startet die Zusammenarbeit

Erstgespräch anfragen

  1. Anfrage

    Sie beantworten im Formular ein paar kurze Fragen zu Ihrem Betrieb und Ihrem Anliegen. Alles per Auswahl, Freitext ist freiwillig.

  2. Rückruf

    Wir melden uns telefonisch bei Ihnen und vereinbaren das Erstgespräch.

  3. Erstgespräch

    Wir sprechen über Ihren Betrieb, Ihre Ziele und darüber, was sich lohnt. Am Telefon, per Video oder in Hamm.

  4. Festpreisangebot

    Passt es für beide Seiten, bekommen Sie ein schriftliches Angebot mit festem Preis, Umfang und Zeitplan.

  5. Start

    Mit Ihrer Zusage beginnt Schritt eins des GMS-Wachstumssystems: die Analyse.

Lassen Sie uns über Automatisierung für Ihren Betrieb sprechen

Im Erstgespräch schauen wir uns an, wo Ihr Betrieb heute steht und was sich lohnt. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, auch wenn die Antwort lautet: Das brauchen Sie gerade nicht.

Erstgespräch anfragen

Lieber direkt anrufen: 0151 68475674

Zum Weiterlesen im Ratgeber

  • Muss ich Arbeitszeiten erfassen, und wie geht das digital ohne Stempeluhr?

    Ja. Laut Bundesarbeitsgericht (Beschluss vom 13.09.2022) müssen Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Eine feste Form ist derzeit nicht vorgeschrieben. Ein digitaler Stundenzettel auf dem Handy mit Beginn, Ende, Pausen und Monatsübersicht kann das ohne Stempeluhr abbilden.

  • Eigene App oder Standardsoftware: Wann lohnt sich was?

    Standardsoftware passt, wenn Ihr Ablauf dem in Ihrer Branche Üblichen entspricht und ein Anbieter ihn gut abdeckt. Eine eigene App lohnt sich eher, wenn ein spezieller Kernablauf sehr oft läuft, mehrere Tools ersetzt werden sollen und Sie Daten und Anpassungen selbst in der Hand behalten wollen.

Häufige Fragen zu Automatisierung

Ehrliche Antworten auf die Fragen, die uns vor einem Projekt am häufigsten gestellt werden.

Was kostet eine Automatisierung?

Das hängt vom Umfang ab, deshalb nennen wir keine Pauschalpreise. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein schriftliches Festpreisangebot mit Umfang und Zeitplan. Es gibt keine Abrechnung nach Stunden und keine Überraschungen am Ende.

Welche Abläufe lassen sich automatisieren?

Alles, was regelmäßig nach demselben Muster passiert: Aufträge anlegen und verteilen, Termine bestätigen, Stunden erfassen, Berichte erstellen, Unterlagen verschicken, Daten zwischen Programmen übertragen. Im Erstgespräch schauen wir auf Ihren Alltag und benennen die Kandidaten.

Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?

Gerade in kleinen Teams fällt jede Stunde im Büro auf. Der Rohr- und Kanalreinigungsbetrieb aus unserem Beispiel hat fünf Personen. Entscheidend ist, wie oft sich ein Ablauf wiederholt.

Wie viel Umstellung bedeutet das für mein Team?

Wir bauen die Abläufe so, dass sie sich an Ihre bisherige Arbeit anlehnen, zum Beispiel an den gewohnten Stundenzettel. Das Team testet früh mit, und wir führen die Lösung Schritt für Schritt ein.

Was passiert mit unseren bisherigen Daten?

Vorhandene Listen, Kundendaten und Artikel übernehmen wir, soweit sie sich auslesen lassen. Was übernommen wird, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.

Warum nicht einfach eine fertige Handwerkersoftware kaufen?

Wenn eine fertige Software zu Ihren Abläufen passt, ist das oft die bessere Wahl, und wir sagen Ihnen das. Eigene Lösungen lohnen sich, wenn Sie anders arbeiten als das Standardprogramm vorsieht oder mehrere Programme nicht zusammenpassen.

Bin ich danach an Sie gebunden?

Das Projekt selbst hat einen festen Preis und endet mit der Abnahme. Hosting, Pflege und Weiterentwicklung bieten wir als eigene, laufende Betreuung an. Laufzeit und Kündigung stehen vorab im Angebot, damit Sie vor dem Start wissen, worauf Sie sich einlassen.

Finden Sie heraus, was sich für Ihren Betrieb lohnt

Ein Erstgespräch kostet Sie nichts außer etwas Zeit. Sie gehen mit einer ehrlichen Einschätzung raus, egal ob wir danach zusammenarbeiten.

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